Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti. için, ilişki içerisinde bulunduğu tüm gerçek kişilerin kişisel verilerinin korunması büyük önem arz etmektedir. Bu sebeple de yürürlükte bulunan mevzuata uyum gösterebilmek ve veri güvenliği ilkelerini uygulayabilmek adına azami gayret gösteren bir çalışma içerisindedir.
Bu kapsamda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat gereğince kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti. tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası; Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti. tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmış olup, kişisel verileriniz işbu politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.
Kişisel Verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
1.2 Kapsam
Bu politika; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Çerez (Cookıe): Kullanıcıların bilgisayarlarına yahut mobil cihazlarına kaydedilen ve ziyaret ettikleri web sayfalarındaki tercihleri ve diğer bilgileri depolamaya yardımcı olan küçük dosyalardır.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
İrtibat Kişisi: Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişi veri sorumlusu temsilcisinin Kanun ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile kurulacak iletişim için veri sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişi.
(İrtibat kişisi Veri Sorumlusunu temsile yetkili değildir. Adından anlaşılacağı üzere yalnızca veri sorumlusu ile ilgili kişilerin ve Kurumun iletişimini “irtibatı” sağlamak üzere görevlendirilen kişidir.)
KVKK: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Periyodik İmha: Kişisel verilerin işlenmesi için aranan şartların tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika: Veri Sorumlusu tarafından oluşturulan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikası.
VERBİS: Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sahibi/İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
1.4 Polı̇tı̇kanın Güncellenmesi ve Değı̇ştı̇rı̇lmesı̇
Bu politika Kanun ve kişisel verilere ilişkin sair mevzuat uyarınca bilgileri içermekte olup https://temaservis.com Web Sitesinde yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girecektir. Politika, yasal değişiklikler Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.’nin Kişisel Verileri işleme süreçlerinde meydana gelecek değişiklikler veya sair sebeplerle zaman zaman güncellenebilir. Güncellemeler yeni Politika’nın Web Sitesi’nde yayını tarihinden itibaren geçerli olur.
Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.; tüm iş birimleri ve çalışanları işbu Politika ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Yönetmeliği kapsamında belirtilmiş olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artması gibi sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka uygun şekilde işlenmesini, tüm veri işleme ortamlarında veri güvenliğini sağlamaya dönük olarak teknik ve idari tedbirlerin uygulanmasına destek verir ve sorumlu birimlerle işbirliği içinde çalışır.
Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti. bünyesinde oluşturduğu Kişisel Veri Komitesi; ilgili kişilerin verilerinin mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir insan kaynakları uzmanı, bir teknik uzman ve avukat olmak üzere dört kişiden oluşur. Kişisel Veri Komitesinde görevli çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:
| Unvan | Görev Tanımı |
| Kişisel Verileri Koruma Komitesi | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerden gelen talepleri karara bağlamak, kişisel verilerin korunması konusundaki gelişmeleri takip etmek; bu gelişmeler kapsamında yapılması gerekenler konusunda üst yönetime tavsiyelerde bulunmak ve Kurum ve Kurul ile olan ilişkileri yönetmek ile yükümlüdür. |
| Kişisel Verileri Koruma Komitesi Yöneticisi | İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesinin raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti. tarafından ilişkide bulunulan gerçek kişilerin kişisel verileri KVK Kanunu’na uygun olarak saklanır ve imha edilir. Ayrıca, kişisel verilerin saklanması ve imhası sürecinde, bu verilerin 3. kişilerce hukuka aykırı olarak saklanmasını ve imhasını önlemek amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Şirket olarak, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde özel hayatın gizliliğinin korunmasına önem verilmekte ve veri güvenliği en üst seviyede gözetilmektedir.
KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti. tarafından aşağıda sunulan tabloda yer alan ortamlarda mevzuata uygun olarak tutulmakta ve güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
| Elektronik Ortamlar | Yazılımlar, Güvenlik duvarı, Saldırı tespit ve engelleme sistemi, Antivirüs, Yazıcı, Tarayıcı, Fotokopi Makinesi, Bilgisayarlar, Kamera Kayıt Sistemleri, Optik Diskler ve Çıkartılabilir Bellekler, Mobil Cihazlar |
| Elektronik Olmayan Ortamlar | Matbu Veri Kayıt Ortamları; Formlar ve Belgeler, Yazılı ve Görsel Diğer Ortamlar |
İş faaliyetleri sırasında çalışanlarımıza, çalışan adaylarımıza, ziyaretçilerimize, müşterilerimize ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilere ait kişisel veriler özenli şekilde işbu protokolde ve Kanunda öngörülmüş usullerle toplamakta, işlemekte ve saklamakta ve imha etmektedir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse mevcut duruma uygun en makul süreye uygun davranmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti., faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
Ayrıca kişisel veriler,
çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
Şirketimiz,, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
Kişisel veriler;
Şirketimiz, tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir veya anonim hale getirilir.
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK. 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, “Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır.
“Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
Teknik Tedbirler Listesi:
kullanılarak gönderilmesi.
Şirketimiz tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
“Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” bünyesinde Kişisel Verileri Koruma Komitesi bulunmaktadır. Bu komite, veri sorumlusu olan “Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” adına, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri bizzat yapmakta ve ihtiyaç halinde yetkin kuruluşlardan destek almak suretiyle yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçlarına göre, tespit edilen ihlaller, olumsuzluklar ve uygunsuzluklar Komite Yöneticisi ’ne bildirilmekte ve bu hususlar nezdinde gereken tedbirleri alınmaktadır.
KVK Kanunu’nun ilgili hükümleri ve Kurul tarafından çıkarılan “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi Hakkında Yönetmelik” uyarınca; ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, “Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.”nin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. “Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” bu konuda yönetmelik hükümlerine göre bir politika oluşturmuş olup, bu politika uyarınca verinin niteliğine göre imha yapmaktadır.
| Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Silinmesi: | ||
| Karartma | : | Fiziki ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri | ||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
| Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Fiziksel yok etme | : | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Fiziksel yok etme | : | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| De-manyetize etme (degauss) | : | Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir. |
| Üzerine yazma | : | Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir. |
| Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri | ||
| Yazılımdan güvenli olarak silme | : | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
“Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Bilgi İşlem Departmanı tarafından yerine getirilir.
| SÜREÇ/KAYNAK İŞLEM | SAKLAMA SÜRESİ | YASAL DAYANAK | İMHA SÜRESİ |
| Çalışan Erişim Kısıtlamaları – Active Directory İşlemleri | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışanlara Yönelik Kurumsal İletişim Faaliyetleri Uyarınca İşlenen Veriler (Örn: Katılımcı Listesi vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | Sektörel teamüller geçerli. Buna İstinaden ancak açık rıza varlığı halinde işlenebilmektedir. | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişimlerin Log Kayıtları | En Az 2 Yıl Olmak Suretiyle İş Davalarına Konu Olabilmesi Sebebiyle 10 Yıl | 5651 Sayılı Kanun Gereği, 4857 Sayılı İş Kanunu ve TİB (Telekomünikasyon İletişim Başkanlığı) Yönetmelikler | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler | 5 Yıl | 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Genel Kurul İşlemleri Uyarınca İşlenen Veriler | 10 Yıl | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Genel Kurul Toplantı ve Yönetim Kurulu Toplantı İşlemleri | 10 yıl | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| iş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover Letter, Başvuru Formu vb.) | 1 Yıl | Sektörel teamüller geçerli. Buna İstinaden ancak açık rıza varlığı halinde işlenebilmektedir. | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat / 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İş Kanunu Kapsamında Saklanan Verilerden Sendikal Tazminata Konu Olabilecek Veriler (Örn: Performans kayıtları, disiplin cezaları, fesih evrakları vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl | 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Kamera Kayıtları | 6 Ay | Veri Sorumlusunun Meşru menfaati | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar | 10 Yıl | 6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl. | 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sendikal Faaliyetler Uyarınca İşlenen ve Sendika ile Paylaşılan Kişisel Veriler | 10 Yıl | 6356 Sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl | 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve İlgili Mevzuat | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sözleşmeden Kaynaklı İlişkilerde İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Ad Soyad, imza sirküleri vb.) Sözleşmenin Sona Er | Sözleşmeden Kaynaklı Sözleşmenin Sona Ermesine Müteakip 10 Yıl | 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler | 10 Yıl | 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Şirket Ortakları ve Yönetim Kurulu Üyelerine ait Bilgiler (Örn: Huzur hakkı ve Kar payı ödemeleri vb.) | 10 Yıl | 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Şirket Ortakları ve Yönetim Kurulu Üyelerine ait Bilgiler (Pay defterinde yer alan kişisel veriler) | Pay Defterinin Saklanma Zorunluluğu Sebebiyle Süresiz | 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 Yıl | 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun(6502 Sayılı)Gereğince Satış Sonrası Hizmet Verilmesinin Zorunlu Olması Sebebiyle İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Ürün kurulum tarihi, müşteri iletişim bilgileri) | 15 Yıl | 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 13.06.2014 Tarih ve 29029 Sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Satış Sonrası Hizmetler Yönetmeliği | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler | 5 Yıl | 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Ziyaretçilerin Kişisel Verileri | 2 Yıl | 5651 Sayılı Kanun (Şirketin Wi-Fi Ağına Erişim Sağlayan Ziyaretçiler İçin) | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince “Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.”, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, şirkette her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır,
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
“Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.” tarafından düzenlenen bu Politika yayınlandığı tarihte yürürlüğe konulmuştur. Bu Politika, Şirketimizin, internet sitesinde (https://temaservis.com) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
| Güncelleme No | Tarih | Güncelleme Nedeni | Güncelleme Sayfa No | Güncellenen Bölüm |
Kişisel Verilerin Korunması hakkı temel insan hakkı olarak Avrupa Birliği Temel Haklar Bildirgesi’nin 8. ve Avrupa Birliği’nin İşleyişi Hakkında Antlaşma’nın 16. maddelerinde de yerini almıştır.
KVKK m.4, kişisel verilerin işlenmesi için uyulması gereken temel ilkeleri listelemektedir. Söz konusu ilkeler, Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.(“ŞİRKET” veya Şirket) tarafından gerçekleştirilen tüm kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında dikkate alınmakta ve titizlikle uygulanmaktadır. Şirketin veri işleme süreçlerinde takip ettiği temel ilkeler şu şekildedir:
Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme: “ŞİRKET”, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması yükümlülüğünü yerine getirirken, hukukun genel ilkelerine, dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir.
Kişisel Verileri Doğru ve Güncel İşleme: “ŞİRKET” kişisel verilerin bireyler hakkında doğru ve güncel bilgileri sağlamasının, bireylerin haklarının korunması için büyük önem taşıdığının bilincindedir. İşlenmekte olan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak adına kendisinden beklenecek azami özeni göstermektedir.
Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla Kişisel Veri İşleme: KVKK veri işleme faaliyetlerinin belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesini gerektirmektedir. “ŞİRKET” de bu ilke çerçevesinde faaliyetlerinin gerektirdiği belirli, açık ve meşru amaçlarla kişisel veri işleme faaliyetleri yürütmektedir.
İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü İşleme: “ŞİRKET”, kişisel verileri yürüttüğü faaliyetler kapsamında belirlenen amaçları gerçekleştirmesine yetecek sınırlar dahilinde işlemektedir. “ŞİRKET” ihtiyaç olmayan kişisel verileri işlemekten kaçınarak sınırlı ve ölçülü olmak prensibine uygun hareket etmektedir.
İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendiği Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme: “ŞİRKET” tarafından işlenmekte olan kişisel veriler, kişisel veri işleme şartlarının ortadan kalkmasına kadar geçecek süre boyunca muhafaza edilmektedir. Söz konusu amaçlar ortadan kalktığında, “ŞİRKET” tarafından ilgili kişisel verilerin muhafaza edilmesi işlemleri sonlandırılacaktır. Şirket bütün veri işleme süreçlerine ilişkin şeffaf biçimde tüm ilgili tarafları gereli dokümanlarla bilgilendirmektedir.
GİRİŞ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK/Kanun) gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyulması gerekli usul ve esasları düzenlemek maksadıyla 7 Nisan 2016 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanmıştır.
1. POLİTİKANIN AMACI
TEMA İŞ MAKİNALARI SERVİS LTD. ŞTİ. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (Politika), yürütülen faaliyetler esnasında işlenecek kişisel verilerin mevzuata uygun olarak işlenmesinin disiplin altına alınması ve Anayasa’da öngörülen başta özel hayatın gizliliği olmak üzere temel hak ve özgürlüklerin korunması amaçlanarak hazırlanmıştır.
“Politika” hazırlanırken öncelikle “ŞİRKET” organizasyonu içinde çalışma birimlerinin hangi verileri, neden topladıkları ve bu verileri neden üçüncü kişilere aktardıklarını belirlemek ve Şirketin kişisel veri işleme usulünü anlamak temel ilke olarak belirlenmiştir. Ayrıca, bu Politika ile “ŞİRKET” organizasyonu içinde ve organizasyon dışında veri gizliliğinin korunması için alınacak idari ve teknik tedbirlerin neler olduğunu belirlemek, bu tedbirleri açıklamak ve verileri işlenen bireyleri bilgilendirmek, aydınlatmak hedeflenmektedir.
2. POLİTİKANIN KAPSAMI
“Politika” kapsamına “ŞİRKET” faaliyetleri sebebiyle doğrudan veya dolaylı olarak verileri işlenen tüm gerçek kişiler girmektedir.
İşbu “Politika” kapsamında “ŞİRKET” organizasyonunda yer alan işlem ve faaliyetler çerçevesinde işlenen veriler, verilerin kategorizasyonu, veri alıcı grupları, veri toplama hukuki sebebi ve yöntemi, verilerin aktarıldığı üçüncü kişi grupları, verilerin işleme süreleri, verilerin imha süreleri hakkında özelleştirilmiş bilgilere yer verilmiştir.
3. TANIMLAR
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Çerez (Cookıe): Kullanıcıların bilgisayarlarına yahut mobil cihazlarına kaydedilen ve ziyaret ettikleri web sayfalarındaki tercihleri ve diğer bilgileri depolamaya yardımcı olan küçük dosyalardır.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
İrtibat Kişisi: Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişiler ile Türkiye’de yerleşik olmayan tüzel kişi veri sorumlusu temsilcisinin Kanun ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile kurulacak iletişim için veri sorumlusu tarafından Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişi.
(İrtibat kişisi Veri Sorumlusunu temsile yetkili değildir. Adından anlaşılacağı üzere yalnızca veri sorumlusu ile ilgili kişilerin ve Kurumun iletişimini “irtibatı” sağlamak üzere görevlendirilen kişidir.)
KVKK: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Periyodik İmha: Kişisel verilerin işlenmesi için aranan şartların tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika: Veri Sorumlusu tarafından oluşturulan kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikası.
VERBİS: Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sahibi/İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
4. ŞİRKET KVKK YAPISI
Bu Politika kapsamına giren kişisel veri işleme faaliyetleri bakımından veri sorumlusu, Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.’dir.
Şirketimiz, KVKK uyum programı çerçevesinde, KVKK’ya uyumun sürekliliğini garanti edebilmek adına kişisel verilerin korunması süreçleri ile ilgili ayrı bir organizasyon tertip ederek, buna uygun iş ve işlemleri gerçekleştirmiş, gerekli teçhizatı sağlamıştır. Bu çerçevede, Şirketimiz bünyesinde bir “Kişisel Verileri Koruma Komisyonu” kurulmuş ve İrtibat Kişisi görevlendirilmiştir.
4.1. Kişisel Verileri Koruma Komisyonu
Kişisel verileri koruma mevzuatına sürdürülebilir uyumu sağlama yönündeki kararlılığımızı göstermek ve kişisel verilerin korunması sistemimizin etkinliğini temin etmek amaçlarıyla Şirketimiz bünyesinde bir KVKK Komisyonu kurulmuştur. KVKK Komisyonu başkanı ve KVKK Komisyonu üyeleri yönetim kurulu tarafından belirlenir ve görevlerini yürütür.
4.2. İrtibat Kişisi
Mevzuatın öngördüğü irtibat kişisi tayin etme yükümlülüğünü yerine getirebilmek adına, gerekli eğitimleri almış ve KVKK konusunda aranan yetkinliği haiz bir irtibat kişisi görevlendirilmiştir. İrtibat kişisinin başlıca sorumluluğu, mevzuatın öngördüğü üzere Kurul ve ilgili kişilerle veri sorumlusunun iletişimini sağlamak olup, irtibat kişisinin veri sorumlusunu temsil yetkisi bulunmamaktadır. İrtibat kişisi ayrıca KVKK Komisyonunun görev ve sorumluluklarını yerine getirmesine yönelik çalışacaktır. İrtibat Kişisi, KVKK Komisyonunun organizasyonumuz dahilinde doğal üyesi olup, ihtiyaç halinde KVKK Komisyonunu toplantıya çağırır.
5. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI, İŞLEDİĞİMİZ KİŞİSEL VERİLERİNİZ, TOPLANMA YÖNTEMLERİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel verileriniz KVKK’da öngörülen sınırlara riayet edilerek ve “ŞİRKET” ile ilgili mevzuatta gösterilen amaçları gerçekleştirmek için kullanılacaktır. İşleme amaçları şunlardır;
Kimlik Bilgileri : İsminiz, soy isminiz, T.C. kimlik numaranız, anne adı, baba adı, doğum yeri ve tarihi, personel sicil numaranız ve Şirket’e tarafınızca açık rızanız dahilinde temin edilen sair bilgiler.
İletişim Bilgileri : İkamet adresiniz, işyeri adresiniz, telefon numaranız ve e-posta adresiniz, KEP adresi ile var ise Şirket’e tarafınızla iletişim kurulması için tercih ettiğinizi bildirdiğiniz cep telefonu numaranız, faks numaranız veya size ulaşabilmemiz için rızanız ile temin etmiş olduğunuz diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgileriniz.
Çalışma ve Eğitim Bilgileriniz : Şirket’e başvuru (iş başvurusu, etkinliklere katılma başvurusu) için doldurmuş olduğunuz başvuru formu, kayıt evrakı kapsamında ve/veya Şirket e-posta adresine gönderilen iş başvuru formlarında yahut Şirket tarafından sağlanan çevrimiçi ya da fiziki başka başvuru usulleri kullanılmak suretiyle kimlik bilgileriniz, iş durumunuza ait bilgiler, iletişim bilgileriniz ile eğitim durumunuza ait (“Üniversite mezunu, yüksek lisans mezunu, fizik bölümü mezunu” gibi) bilgileriniz ve geçmiş mezuniyet bilgileriniz, katıldığınız kurs/seminer bilgileriniz, sertifika bilgileriniz ile ulusal yahut uluslararası sınav sonuçlarınız.
Müşteri İşlem Bilgileri : kişiyle ilişkilendirilen bir talimat ve talebe bağlı, çağrı merkezi kayıtları, kredi kartı ekstresi, müşteri talimatları, buna yönelik kanallarda kaydedilen kayıtlar vb.
Finansal Bilgi : yasal bir takip olması halinde resmi mercilerden gelen bilgi paralelinde kredi kartı borcu, kredi tutarı, kredi ödemeleri, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.) ve muhasebe bilgisi ile buna ilişkin kayıtlar
Finansal/Mali Bilgileriniz : Maaş ve yan hakların ödenmesi, fazla ve yersiz alınan ödemelerin iadesi, döner sermayeden yapılacak ödemelerin gerçekleştirilebilmesi, Şirket dışı görevlendirmelerde ödemelerin yapılabilmesi amacıyla edinilen; banka isim ve şube bilgisi, banka hesap no bilgisi, IBAN no bilgisi.
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi : kişiyle ilişkilendirilen ürün ve hizmetlerimizle ilgili Şirketimize yaptığı talep ve şikayetlerle ilgili toplanan bilgiler ve kayıtlar ile bunların sonuçlarının ilgili iş birimleri tarafından değerlendirildiği raporlara yönelik bilgiler vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler : Şirket bünyesinde mevzuat kaynaklı çalıştırma yükümlülüklerini yerine getirebilmek amacıyla çalıştırılan engelli ve hakkında mahkumiyet kararı verilmiş ve/veya güvenlik tedbiri uygulanmış kişilere ilişkin sağlık, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin özel nitelikli kişisel veriler işlenmektedir.
Şirket’in bu amaçlar haricinde başka herhangi bir doğrudan özel nitelikli kişisel veri işleme amacı olmamakla birlikte Şirket’e sunmuş olduğunuz kimlik belgesi, fotoğraflar yahut etkinlikler kapsamında durağan/akan görüntülerden elde edilen veriler kapsamında dolaylı olarak edinilme ihtimali olan din, kılık-kıyafet, felsefi inanç, siyasi düşünce ve sağlık verileriniz (örneğin fotoğraftan anlaşılan kıyafet, cihaz ve protezler) ile Şirket tarafından sağlanan bir evrakta ihtiyari olarak belirttiğiniz özel nitelikli sair bilgiler.
iii. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemleri
Kişisel verileriniz internet üzerinden iletilen kayıt/başvuru formları, alındı ve harcama belgeleri, güvenlik kamera kayıtları ve ŞİRKET resmi e-mail adresi olan tema@temaservis.com adresine kişisel veri gönderilmesi durumunda söz konusu iletişim kanalları vasıtasıyla toplanmaktadır.
Kişisel veriler, fiziken evrak gönderilmesi, Şirketin sağladığı bir evrakın fiziken doldurulması, +90 (530) 392 32 05 numaralı hatların veya Şirkete ait diğer dahili numaraların aranması suretiyle de toplanmaktadır.
Kişisel verileriniz ayrıca otomatik yollarla tema@temaservis.com adresi ve uzantılarında kullanılan çerezler (cookie) vasıtasıyla da toplanmaktadır. Söz konusu çerezler, yalnızca ziyaretçinin siteyi tam verimlilikte kullanabilmesi için gerekli çerezler olup ziyaretçinin tercihlerini hatırlamak amacıyla kullanılmakta ve başka bir kişisel veri temin etmemektedir. Çerez politikamıza https://temaservis.com adresinden ulaşabilirsiniz.
KVKK, kişisel verilerin işlenme şartlarını 5. maddesinin 2. fıkrasında listelemektedir. Eğer bir veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin işlenme amaçları, KVKK’da listelenmiş olan kişisel veri işleme şartları çerçevesinde değerlendirilebiliyorsa, o veri sorumlusu kişisel verileri hukuka uygun olarak işleyebilmektedir. Bu kapsamda Şirket faaliyetinin KVKK’da düzenlenen kişisel veri işleme şartları kapsamında değerlendirilebildiği durumlarda Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilmektedir. Şirket kişisel veri işleme şartları kapsamına girmeyen herhangi bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır.
KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartları şunlardır;
Özel nitelikli kişisel veriler için de temel işleme şartı açık rızadır ve Şirket temelde özel nitelikli kişisel veri işleme amacı gütmemektedir. Ancak faaliyetimiz gereği işlememiz gereken veya açık rızanız ile onay verdiğiniz özel nitelikli kişisel verileriniz de mevzuat dahilinde ölçülü olarak işlenmektedir.
KVKK’da özel nitelikli kişisel verilerin işlenebilmesi için sayılan şartlar şunlardır;
6. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI
Yurtiçi aktarım: Bilindiği üzere, KVKK 8/2-a ve b maddesi gereğince kişisel verilerin KVKK 5/2 ve 6/3 maddesi kapsamında işlenmesi halinde açık rıza alınmaksızın yurtiçinde aktarılması mümkündür. “ŞİRKET” tarafından ilgili hükümler gözetilerek 3. kişilere aktarım yapılmakta olup, söz konusu hükümler kapsamına girilmemesi halinde ise ilgili kişilerin açık rızasına başvurulmaktadır.
Yurtdışı aktarım: “ŞİRKET” tarafından kural olarak yurtdışı aktarım yapılmamaktadır. Ancak, “ŞİRKET” tarafından işlenen veri ve belgelerin Şirket dışında bulunan bilgisayarlarda tutulması, e-mail gönderilmesi ve kayıtlara söz konusu bilgisayarlardan erişilmesi, bu verilerin tutulduğu, aktarıldığı sistemlerin ve/veya e-mail sağlayıcılarının veri tabanlarının yurtdışında konumlandırılmış olması mümkün olabilmektedir. İlaveten özellikle yurtdışı organizasyon, etkinlik düzenlemelerinde, otel konaklamaları, vizelerin alınması, uçak biletlerinin alınması, yurtdışı etkinliğin yürütülmesi ve planlanmasında kişisel verilerin yurtdışına aktarılması zarureti bulunabilmektedir. Bu halde ise KVKK’nın 9. maddesi hükümlerine riayet edilmek suretiyle aktarım yapılacaktır.
Kişisel verileriniz bu Politikada gösterilen amaçlar için ve buradaki vasıtalarla, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, yargı mercileri, infaz mercileri, emniyet birimleri ile sözleşmeli ürün ve veya hizmet alınan tedarikçiler, iş ortakları ve hissedarlar ile paylaşılmaktadır. Paylaşım yapılan tarafları gösteren tablo aşağıdadır:
| Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanım | Amaç |
| İş Ortağı | Şirketin ticari faaliyetlerini yürütürken iş ortaklığı kurduğu taraflar | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı |
| Hissedarlar | İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin ve denetim faaliyetlerinin tasarlanması konusunda yetkili olan hissedarlar | Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı |
| Şirket Yetkilileri | Yönetim kurulu üyeleri ve diğer yetkilendirilen kişiler | Şirketin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı |
| Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri | Hukuken şirketten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı |
| Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | Hukuken şirketten bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı |
Şirket amaçlarını ilgilendirmeyen hiçbir veri aktarımı yapılmamaktadır. Örneğin; rızanız doğrultusunda elde etmiş olsak dahi IP adresi bilginiz veya araç plakanıza ait bilgiler yukarıda gösterilen kişi ve kurumlar da dahil olmak üzere hiçbir 3. kişi ile paylaşılmamaktadır. Bu belirlemenin istisnası, söz konusu veriye ilişkin aktarımın mevzuat ile zorunlu kılınması, yahut bir suç soruşturması için mecburi olması veya resmî bir makamca mevzuata dayalı olarak ve gerekçesi gösterilerek talep edilmesidir.
7. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
KVKK kapsamında ilgili kişi;
Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarını https://temaservis.com adresinde yayınlanan ya da “ŞİRKET” merkezinden temin edebilecekleri başvuru formunu doldurarak aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletebilirler.
Başvuru usulünde “ŞİRKET” Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında işlemlerini yürütmektedir. Bu kapsamda başvurunun adı geçen tebliğin 5. maddesine uygun yapılması gerekmektedir.
Form eksiksiz bir şekilde doldurulup;
Başvuruda;
“ŞİRKET”, ilgili kişilerin yukarıda sıralanan haklarına ilişkin yazılı olarak ya da Kurul tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle iletecekleri taleplerini, iletim tarihinden sonra en kısa sürede ve en geç otuz günde sonuçlandıracaktır. Kurul tarafından yayınlanan tarifeler çerçevesinde veri sahiplerinin başvuruları ücretlendirilebilecektir. İlgili Tebliğ’in 7. maddesi gereğince, İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.
Veri sahipleri tarafından yapılan başvuruların yanıtlanması amacıyla “ŞİRKET” tarafından başvurucunun kimliğinin doğrulanması, ilgisiz kişilere bir başka kişinin kişisel verilerinin hukuka aykırı olarak iletilmesinin önüne geçilmesi ile başvurucu talebinin netleştirilmesi amacıyla ek bilgi ve belge talep edilebilecektir. Söz konusu bilgi ve belgelerin paylaşılmaması halinde veri sahibinin başvurusu cevaplanamayabilecektir.
Başvurunun “kimlik sahibi” ve/veya yetkili kişi tarafından yapılmış olduğunun teyit edilmesi ciddi önem taşımaktadır. Keza amaç kişisel verilerin korunması iken, kimlik doğrulamasının yapılamamasından ötürü 3. kişilere kişisel verilerin verilmesi ve KVKK’nın 11. maddesinde izah edilen haklar dahilinde işlem yapılması ilgili kişinin korunması gereken menfaatini zedeleyecektir. Bu nedenle kimlik doğrulama işlemleri bakımından hassasiyetimizi anlayışla karşılayacağınızı ve Şirketimize yardımcı olacağınızı temenni etmekteyiz.
“ŞİRKET”, talepleri en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Değerlendirme sonucu yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgiliye bildirilir ve talebin kabulü halinde KVKK’ya uygun şekilde gereği yapılır.
İlgili kişilerin başvurularının reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün içinde Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na KVKK madde 14 uyarınca şikâyette bulunabilir.
8. KİŞİSEL VERİLERİN VE ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE KANUNİ İSTİSNALAR ve AÇIK RIZA AÇIKLAMASI
“ŞİRKET” tarafından ilke olarak ilgili kişilerin “açık rızalarına” başvurma yönteminin benimsenmesi arzu edilmektedir. İşbu Politika’da belirtilen işleme amaç ve şartları dikkate alındığında kanuni istisnalar kapsamına giren veri işleme şartları bakımından ilgili kişilerin rızalarının alınması gereği bulunmamaktadır.
Ancak bu hal hiçbir koşulda “ŞİRKET”in istisna hükümlerden yararlanmayacağı ve/veya her durumda açık rıza alma yolunu seçeceği şeklinde yorumlanmamalıdır.
9. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN BİLGİLER
9.1. Kişisel Verilerin Elde Edildiği Kanallar
Şirketimiz kişisel verileri temelde aşağıdaki kanallardan elde etmektedir:
Teknolojik gelişmelere bağlı olarak “ŞİRKET” tarafından yukarıdaki kişisel veri elde etme kanallarına yeni eklemeler yapılabilecek ya da mevcut kanallardan bazılarının kullanılmasından vazgeçilebilecektir. Böyle durumlarda da şeffaflığı ve hesap verilebilirliği korumak adına Politika’nın güncellenmesi yoluyla kullanılan kanalların doğru bir şekilde ifade edilmesi sağlanacaktır.
9.2. Kişisel Verilerin Sınıflandırılması
Mevzuata uyum sağlanması için kişisel verilerin kategorize edilmesi son derece önemlidir. Mevzuatımız kişisel verileri temel olarak kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak iki kategori altında toplamaktadır. Söz konusu kategoriler altında veri tiplerine göre tarafımızca kategorizasyon yapılmıştır.
“ŞİRKET”in kişisel verilere ve özel nitelikli kişisel verilere ilişkin kategoriler aşağıdaki tabloda paylaşılmaktadır:
| KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU | AÇIKLAMALAR |
| Kimlik Bilgisi | Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair bilgiler |
| İletişim Bilgisi | Telefon numarası, adres, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler |
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | Sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirketin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler |
| Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi | Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları, parmak izi kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler |
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz |
| Finansal Bilgi | Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler |
| Özlük Bilgisi | Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler |
| Çalışan İşlem Bilgisi | Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin işlenen kişisel veriler |
| Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi | Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin Şirketimizin insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler |
| Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi | Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan diğer gerçek kişilere sunduğumuz ve sunacağımız yan-haklar ve menfaatlerin planlanması, bunlara hak kazanımla ilgili objektif kriterlerin belirlenmesi ve bunlara hak edişlerin takibi işin işlenen kişisel veriler |
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler |
| Denetim ve Teftiş Bilgisi | Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve Şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler |
| Özel Nitelikli Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
| Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi | Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler |
| İtibar Yönetimi Bilgisi | Şirketimizin ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler |
| Olay Yönetimi Bilgisi | Şirketimizin ticari hak ve menfaatleri ile öğrencilerimizin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler |
9.3. İlgili Kişi Sınıflandırması
“ŞİRKET”in ilgili kişilere ilişkin sınıflandırması aşağıdaki tabloda gösterilmektedir:
| İlgili Kişi Sınıfları | Açıklama |
| Müşteri | Şirketin sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlanan gerçek kişileri ifade eder. |
| Çalışan Adayı | Şirkete özgeçmiş göndererek veya başka yöntemlerle iş başvurusu yapan gerçek kişileri ifade eder. |
| Şirket İş Ortaklarının Paydaşı, Yetkilisi, Çalışanı | Şirket’in her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek ve tüzel kişilerin (iş ortağı, tedarikçi gibi) çalışanları, Paydaşları ve yetkilileri dâhil olmak üzere tüm gerçek kişilerdir. |
| Çalışan/Stajyer | Şirkette iş sözleşmesi ile hizmet ifa eden gerçek kişilerdir. |
| Potansiyel Müşteri | Şirket’in ürün ve hizmetlerini kullanma talebinde veya ilgisinde bulunmuş veya bu ilgiye sahip olabileceği ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirilmiş, müşteriye dönüşme potansiyeli olan gerçek kişilerdir. |
| Ziyaretçi | Şirket’in sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir. |
| Üçüncü Kişiler | Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile şirketin çalışanları hariç gerçek kişileri ifade etmektedir. |
10. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI
“ŞİRKET” kişisel verilerini işlemekte olduğu veri sahiplerinin kişisel verilerini elektronik ve fiziki ortamlarda gerekli teknik ve idari güvenlik tedbirlerini alarak saklamaktadır.
“ŞİRKET”in kişisel verileri saklama süresi ilgili mevzuatta belirlenen süreler dikkate alınarak hesaplanmaktadır.
KVKK’da yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığını ortadan kaldıracak kişisel veri işleme amaçlarının sona ermesi halinde, “ŞİRKET” tarafından kişisel veriler imha edilecektir. Söz konusu imha işlemleri ilgili mevzuatın hükümlerine uygun olarak 6 aylık periyotlarla re’sen gerçekleştirilmekte veya veri sahiplerinden gelen taleplerin yerinde bulunması halinde neticeye bağlanmaktadır. Mevzuat gereğince, ilgili kişinin silme ve/veya yok etme taleplerini “ŞİRKET” mevzuatta başkaca bir süre öngörülmediği takdirde en geç 30 gün içinde yerine getirerek ilgili kişiyi bilgilendirecektir.
Kişisel Verilerin imhası ile ilgili tutanaklar ise “ŞİRKET” tarafından 3 yıl süre ile saklanacaktır. Özel mevzuatlarda öngörülen süreler saklı olup, KVKK ve ilgili mevzuatında yapılan değişiklikler sebebiyle buradaki sürelerin değişmesi durumunda söz konusu güncel süreler uygulanacaktır.
“ŞİRKET” tarafından silme, anonimleştirme ya da yok etme imha teknikleri kullanılmaktadır.
İmhaya ilişkin süreçler KVKK Komisyonu tarafından yürütülür ve karara bağlanır.
11. AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
KVKK’nın 10. maddesi uyarınca “ŞİRKET”; kişisel verilerin elde edilmesi sırasında aşağıdaki bilgileri ilgili veri sahiplerine sunarak KVKK’da bahsedilen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirecektir:
“ŞİRKET” faaliyetlerini yürütürken aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla, uygun aydınlatma metinleri hazırlamakta ve bunları ilgili kişilere sunmaktadır.
12. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN TEDBİRLER
“ŞİRKET”, işlemekte olduğu kişisel verilerin gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması konusunda, köklü bir şirket olmanın da verdiği sorumluluk bilinciyle, gereken her türlü makul dikkat ve özeni göstermektedir. “ŞİRKET”, ilgili mevzuatının gereklilikleri yanında KVKK’nın 12. maddesi çerçevesinde veri gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanması için de gereken teknik ve idari tedbirleri makul düzeyde almaktadır. Söz konusu idari ve teknik güvenlik tedbirleriyle birlikte kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin uygun güvenlik düzeyinde muhafaza edilmesi hedeflenmektedir.
“ŞİRKET”, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi (veri işleyen) tarafından işlenmesi hâlinde, yukarıda belirtilen tedbirlerin ilgili veri işleyenler tarafından da alınması için gerekli tedbirleri alacaktır.
Kişisel verilerin üçüncü kişiler tarafından hukuka aykırı olarak ele geçirilmesi halinde, ilgili mevzuat hükümleri uyarınca veri sahiplerine, Kurul’a ve diğer ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına bildirimde bulunacaktır.
Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin tedbirler alınırken Kurul tarafından yayınlanmış olan Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler) ve Kurul kararları göz önünde bulundurulmaktadır.
İdari Tedbirler
Teknik Tedbirler
13. ÇEREZLER ÜZERİNDEN TOPLANAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Şirketimiz; Çerezleri, internet sayfalarımız veya mobil uygulamalarımızın işleyiş biçimini ve kullanımını geliştirmeye yönelik olarak kullanmakta ve dijital platformlarımızda geçirdiğiniz vakti daha verimli ve keyifli hale getirmeye çalışmaktadır.
Ayrıca internet sitelerimiz ve mobil uygulamalarımızda yaptığınız tercihleri hatırlamaya yönelik bazı çerezlerden yararlanmakta ve bu sayede size geliştirilmiş ve tercihlerinize yönelik kişiselleştirilmiş bir deneyim sağlamaktadır. Dijital platformlarımızda yer alan çerezler üzerinden kişisel verileriniz işlenmekte ve aktarılmaktadır.
Şirketimiz tarafından KVKK madde 12’ye uygun olarak, çerezler üzerinden toplanan kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.
Ayrıntılı bilgi için https://temaservis.com bağlantısını kullanarak çerez politikamıza erişebilirsiniz.
14. ÇALIŞANLAR VE VERİ İŞLEYENLERİN KVKK KONUSUNDA EĞİTİLMESİ VE DENETİMİ
Şirket kişisel verilerin korunması hukuku kapsamında mevzuatın öngördüğü yükümlülükleri ifa edebilmek ve ilgili kişi haklarını koruyabilmek için çalışanlarına gerekli farkındalık eğitimlerini vermektedir. Şirket bünyesine yeni katılan çalışanların da bu eğitimleri alması temin edilmektedir. Hem iç hem dış eğitim ve denetim süreçlerinde profesyonel destek alınmaktadır.
Şirket ayrıca veri işleyenlerini dikkatli seçmekte, veri işleyenlerin KVKK uyumlarını yerine getirmesini iş süreçlerinin bir şartı olarak sunmakta ve belirli aralıklarla veri işleyenlerin KVKK uyum durumunu sorgulamaktadır. Bu kapsamda şirket, veri işleyenlerle gerekli sözleşme ve taahhütnameleri imzalayarak uygulanmasını takip etmekte, şartları sağlamayan veri işleyenlerle akdi ilişkisini sonlandırmaktadır.
15. VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ
Bu politikanın kapsamına giren her türlü kişisel veri işleme faaliyeti için veri sorumlusunun kimliğine ilişkin bilgiler aşağıda verilmektedir.
Veri Sorumlusunun kimliği
Kurum Adı/Unvanı : Tema İş Makinaları Servis Ltd. Şti.
Vergi No : Ostim Vergi Dairesi, 8370030462
Adres : Ahievran Cad. No:99 Ostim, Yenimahalle/ANKARA
Tel : +90 (530) 392 32 05
E-Posta : tema@temaservis.com
İnternet Sitesi : https://temaservis.com
16. YÜRÜRLÜK
Şirket tarafından düzenlenen bu Politika internet sitesinde yayım tarihinde yürürlüğe girmiş ve kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.
Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel haline (https://temaservis.com) internet adresinden erişilebilirsiniz.
Son Güncelleme Tarihi: